Już 25 września wchodzi w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (dalej: „Ustawa”). Do tego dnia podmioty, na rzecz których pracę zarobkową (czyli zarówno na umowę o pracę, ale również, np. umowę o dzieło, zlecenie, B2B) wykonuje co najmniej 50 osób zobowiązane są do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista jest osobą fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Ustawa nie ogranicza jednak osoby sygnalisty wyłącznie do pracownika, który zatrudniony jest na umowę o pracę ("pracownika" w ścisłym tego słowa znaczeniu). Katalog ten jest szerszy i odnosi się także (m.in.) do pracownika tymczasowego, osoby świadczącej pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, wspólnika, prokurenta, podwykonawcy czy chociażby praktykanta.
Sygnalista nie musi przy tym być osobą aktualnie zatrudnioną. Z ochrony skorzystać może bowiem także kandydat do pracy jak i również były pracownik / współpracownik.
Naruszenie prawa.
Celem wprowadzanej regulacji jest określenie zasad ochrony sygnalistów dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa w danej organizacji. Istotnym jest zatem ustalenie czym owe „naruszenie prawa” jest? Zgodnie z wprowadzoną w Ustawie definicją, oznacza ono działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Nie jest to jednak jakiekolwiek naruszenie prawa ale te odnoszące się do katalogu wskazanego w art. 3 Ustawy i dotyczy m.in. korupcji, zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych.
Jak widać powyżej, poprawne zidentyfikowanie dokonanego przez sygnalistę zgłoszenia jest niezwykle istotne. W przypadku bowiem naruszeń niewchodzących w zakres określony Ustawą w zasadzie brak jest podstaw do nadania osobie zgłaszającej statusu sygnalisty (a tym samym przyznania mu wynikającej z Ustawy ochrony).
Zgłoszenie wewnętrzne.
- Podmioty obowiązane do wprowadzenia procedury.
Zgłoszenia wewnętrzne stosuje się do podmiotów, na rzecz których według stanu na dzień 01 stycznia lub 01 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do wskazanej powyżej liczby wlicza się przy tym pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Co istotne, wskazywany powyżej próg zatrudnienia nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie m.in. usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Powyższe oznacza, że chociażby biura rachunkowe, kancelarie notarialne jako instytucje obowiązane w świetle ustawy z dnia 01 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu będą zobowiązane do sporządzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych bez względu na liczbę personelu.
- Treść procedury.
W przypadku ustalenia, że podlegają Państwo obowiązkowi wprowadzenia instytucji zgłoszeń wewnętrznych konieczne będzie przyjęcie i uchwalenie właściwej procedury w organizacji. Jej treść określona została przepisami Ustawy i zawierać musi m.in. określenie podmiotu uprawnionego do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, sposoby przekazywania zgłoszeń, obowiązek podjęcia działań następczych, maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście.
Co ważne, przygotowanie procedury wewnętrznej wymaga przy tym przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takowych w danej organizacji nie ma - z wybraną załogą pracowników. W przeważającej części podmiotów powinno zatem dojść do przeprowadzenia wyborów pracowników, którzy następnie wezmą udział w konsultacjach z pracodawcą. Przedmiotowe konsultacje trwają przy tym nie krócej niż 05 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Obowiązek konsultacji należy wziąć zatem pod uwagę w planowaniu harmonogramu terminowego wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.
- Sposób dokonywania zgłoszeń.
Dokonywanie przez sygnalistów zgłoszeń naruszeń prawa objętych Ustawą może następować ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonywane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, a na wniosek sygnalisty może być także dokonane podczas bezpośredniego spotkania. Pisemne natomiast dokonywane może być w postaci papierowej lub elektronicznej.
Z procedurą zgłoszeń wewnętrznych związany jest także obowiązek prowadzenia jego rejestru. Rejestr ten obejmuje: (1) numer zgłoszenia; (2) przedmiot naruszenia prawa; (3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie; (4) adres do kontaktu sygnalisty; (5) datę dokonania zgłoszenia; (6) informację o podjętych działaniach następczych; (7) datę zakończenia sprawy.
- Działania następcze.
Jak wskazano powyżej, jednym z działań podejmowanych przez podmiot prawny obowiązany do obsługi zgłoszeń wewnętrznych jest realizowanie działań następczych. Definicja przedmiotowych działań nawiązuje do podjęcia postępowania wyjaśniającego. Obejmuje wszelkie czynności jakie podmiot prawny realizuje po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia prawa odnoszące się przede wszystkim do weryfikacji jego prawdziwości.
- Ochrona sygnalisty / działania odwetowe.
W przypadku ustalenia, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są prawdziwe i że stanowią informację o naruszeniu prawa podlega z chwilą dokonania zgłoszenia ochronie. Przedmiotowa ochrona polega na zakazie podejmowania wobec niego działań odwetowych.
Katalog działań odwetowych wskazany w Ustawie ma charakter przykładowy i wskazuje przede wszystkim na odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenia wysokości wynagrodzenia za pracę, zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, dyskryminacji.
Co istotne, to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym. Przepisy dotyczące działań odwetowych stosuje się odpowiednio w przypadku pracy lub usług świadczonych na podstawie innych stosunków prawnych (niż umowa o pracę).
W przypadku ustalenia, że w stosunku do sygnalisty podjęto działania o charakterze odwetowym, ma on prawo do odszkodowania.
Sankcje.
W treści Ustawy wprowadzono także sankcje za naruszenia poszczególnych obowiązków wynikających z jej treści. Przede wszystkim w przypadku, gdy podmiot jest zobowiązany do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych i tego nie czyni, osoba odpowiedzialna za ustanowienie takiej procedury może spodziewać się nałożenia na nią kary grzywny. Grzywna w tym przypadku nakładana może być zarówno w przypadku nieustanowienia procedury jak i w przypadku jej ustanowienia z istotnym naruszeniem prawa (np. z pominięciem przeprowadzenia konsultacji z pracownikami).
Ponadto, katalog sankcji odnosi się także do (1) uniemożliwienia lub utrudniania dokonania zgłoszenia (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności); (2) podejmowanie działań odwetowych (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności); (3) ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności).